Email là phương tiện giao tiếp thông dụng nhất trong môi trường chuyên nghiệp. Thế nhưng, đa số mọi người đều chưa bao giờ được dạy cách viết email. Dưới đây là một số bí kíp để viết email hiệu quả nhất.

Tiêu đề:

Để nắm bắt sự chú ý của người đọc, bạn nên viết rõ nội dung email của bạn một cách súc tích nhất ngay tại tiêu đề. Nếu như đó là một email quan trọng hay cần trả lời gấp, tiêu đề cũng nên được viết rõ điều này. Ví dụ như một email về visa du học có thể được viết thế này: *CẦN TRẢ LỜI GẤP: Thông tin quan trọng về hồ sơ visa.

Cấu trúc:

Bạn nên viết thông tin quan trọng nhất đầu tiên bởi vì một số người thường đọc lướt email, đặc biệt là những người bận rộn. Để thông tin rõ ràng hơn thì bạn nên đánh số hoặc gạch đầu dòng. Hơn nữa, đừng bao giờ viết cả email của bạn thành một đoạn văn dài lê thê mà bạn nên tách các ý ra thành các đoạn ngắn. Người đọc sẽ dễ lướt qua và nắm bắt các ý mà bạn muốn nói.

Từ ngữ:

Nếu bạn đang gửi thư trong môi trường chuyên nghiệp, đừng bao giờ viết tắt, emoticon hay quá nhiều dấu chấm than (như "!!!"). Những yếu tố này sẽ làm cho lá thư của bạn kém chuyên nghiệp hẳn trong mắt người đọc và một số người sẽ không hiểu được chữ viết tắt.

Giữ tất cả mọi thứ đơn giản nhất có thể. Bạn đừng nên làm cho email mình đẹp bằng cách sử dụng các font chữ khác hay nhiều màu sắc. Máy tính của người đọc có thể không đọc được font chữ bạn sử dụng và email của bạn sẽ nhìn buồn cười với các chữ lớn chữ nhỏ lộn xộn.

 CC, BCC, Forward, Reply:

Nếu như email của bạn là 1 thông tin quan trọng hay là một cuộc nói chuyện, khi bạn forward thì hãy chú ý đừng forward cả đoạn hội thoại cho người khác. Bạn nên chọn lọc những thứ mình forward để tránh trường hợp gửi những thông tin bảo mật.

Đừng CC (tính năng đồng thời gửi email cho những mail khác) một cách im lặng. Bạn nên ghi rõ điều này trong email để tránh trường hợp người đọc reply lại với thông tin quan trọng và những thông tin này cũng đồng thời gửi đến email mà bạn CC.

Phân biệt giữa reply và reply all. Nếu như bạn chọn reply all, người bạn gửi email có thể nhận được tất cả trao đổi giữa bạn và người khác và một số thông tin này có thể là không quan trọng. Đừng làm tốn thời gian của người đọc bằng cách bắt họ đọc một dãy trao đổi chẳng liên quan gì đến vấn đề cần thiết.

Phân biệt giữa CC và BCC. Người bạn CC và BCC sẽ nhận được email của bạn, nhưng sự khác biệt là người bạn gửi email tới có thể thấy người bạn CC nhưng không thể thấy người bạn BCC. Ngay cả những người bạn BCC cũng không thể thấy nhau. BCC sẽ rất tiện lợi nếu bạn gửi email cho một nhóm lớn không quen biết nhau.

Chữ ký:

Nếu cần thiết, bạn nên thêm vào số điện thoại hay những thông tin liên hệ khác của bạn. Khi người bạn gửi email muốn trao đổi với bạn hay xác định chuyện gì, họ có thể gọi bạn mà không cần phải email lại để hỏi bạn lần nữa.