Bạn thân mến! Mình là Lê Thị Thơm, chủ nhân của website LeThiThom.com. Hôm nay mình sẽ chia sẻ về cách mình đang áp dụng và cảm thấy vô cùng hiệu quả trong công việc cũng như trong cuộc sống: cách quản lý thời gian. Mình áp dụng theo cách này cũng được hơn 2 tháng và cảm nhận rõ ràng kết quả làm việc trong 2 tháng vừa qua tốt hơn hẳn so với những tháng trước đây. Vậy đâu là bí quyết của mình?

Câu chuyện quản lý thời gian của Lê Thị Thơm

Kể bạn nghe nhé, trước đây khi còn làm công ty thì mọi thứ diễn ra đều đều khi hàng ngày mình lên văn phòng và có sẵn trong đầu những việc cần làm mỗi ngày. Bởi vì mình làm nó mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng nên thuộc làu luôn, không cần ai phải nhắc nhở. Đó là sức mạnh của quy trình  – cái mà công ty đã xây dựng rất tốt để giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả.

Hồi đó mình cũng không phải quản lý thời gian gì hết, vì trong vòng 8 tiếng trên công ty, mình cứ tập trung làm hết việc này tới việc khác, chẳng hiểu sao cứ tưởng xong việc rồi mà những email mang những công việc bất ngờ cứ ầm ầm kéo tới. Thế là ra sức chạy, sao cho làm kịp. Xong việc thì về nhà nghỉ ngơi, đi chơi đâu đó rồi ngủ một giấc tới ngày hôm sau. Mọi chuyện qua đi đơn giản.

Ở công ty mình có sếp và đồng nghiệp nên mình biết cần phải làm gì mỗi ngày

Nhưng khi nghỉ và tự làm riêng thì không có công việc nào viết sẵn cả, cũng chẳng có sếp nào giao việc mỗi ngày cho mình hay có những lịch làm việc mà bên trên giao xuống. Mình sa đà vào làm đủ chuyện, lúc đang làm cái này thì nhảy qua làm cái kia. Nhiều khi còn chẳng biết mình phải làm gì nữa, ung dung tự tại chơi không à. Mỗi tháng nhìn lại mình thấy mình đang bơi khi không biết mình đã đạt được gì và việc gì chưa đạt được.

May thay, mình có đọc được bài viết chia sẻ của một người bạn trên Facebook về cách các bạn du học sinh đang quản lý thời gian và làm việc rất hiệu quả. Mình chớp thời cơ làm theo liền, có điều mình chuyển biến theo ý ­mình một ít, không quá rập khuôn. Và nó có tác dụng liền các bạn à. Mình nghĩ nếu điều đó giúp ích cho mình vậy chắc hẳn nó sẽ có ý nghĩa với bạn. Đây là cái mình thực sự đã trải qua và cảm thấy tốt mới chia sẻ, chứ không phải là không làm được mà đi sao chép ở trên mạng à.

Cách Lê Thị Thơm quản lý thời gian hiệu quả

1. Nguyên lý

Mình dựa trên 2 tài liệu sẵn có trên thế giới đó là  cuốn sổ PRODUCTIVITY PLANNER của Intelligent Change và Pomodoro.

PRODUCTIVITY PLANNER là cuốn sổ giúp bạn có thể hoạch định công việc mỗi ngày và mỗi tuần và theo dõi hiệu suất làm việc của mình. Hiện bạn có thể đặt mua sổ gửi từ nước ngoài với giá 25$ qua trang webcủa nhà sản xuất hoặc dùng ké bản pdf free được chia sẻ ở đây, mình cũng đã dịch bản tiếng Việt ở đây, nó không đầy đủ như bản chính nhưng bạn hoàn toàn có thể tham khảo. Tất nhiên bản pdf sẽ không được đầy đủ như cuốn sổ gốc rồi, nhưng với mình như vậy là đủ. Bạn có thể tự in ra hoặc tự lấy cuốn sổ sẵn có và viết theo ý mình, cách nào cũng được.

Về phương pháp Pomodoro (hay còn gọi là quả cà chua), mình hiểu cách làm như sau:

Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.

Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.

Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút.

Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.

Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Phương pháp Pomodoro

2. Cách thực hiện

Bạn click vào đây để xem bản gốc tiếng Anh và click vào đây để xem bản dịch của mình nhé! Mở ra mình sẽ giải thích về phương pháp làm.

Bước 1: Ghi ra công việc quan trọng nhất trong ngày mình phải làm

Bước 2: Ghi ra những công việc khác bạn cần làm trong ngày, nhớ là sắp xếp theo chế độ ưu tiên – việc nào quan trọng hơn đứng trước. Số lượng công việc chỉ nên dừng lại ở 3-5, không nên nhiều hơn.

Bước 3: Ghi ra số lượng Pomodoro bạn dự kiến sẽ cần để hoàn thành mỗi công việc đó.

Bước 4: Dọn sạch những vật có thể làm bạn mất tập trung như điện thoại, máy tính, facebook, TV,… và bắt đầu 1 Pomodoro.

Vô cùng tập trung và với quyết tâm cao độ, bạn bắt đầu hẹn 25′ trên điện thoại hoặc dùng đồng hồ. Như mình thì mình sử dụng link này https://tomato-timer.com/ nếu công việc của mình cần dùng tới máy tính.

Sau mỗi Pomodoro bạn nhớ nghỉ 5′ rồi lại tiếp tục 1 Pomodoro mới cho tới khi hoàn thành. Khi hoàn thành bạn ghi lại số Pomodoro thực tế bạn đã cần để thực hiện công việc đó.

Bước 5: Chỉ sau khi làm xong việc quan trọng nhất, bạn bắt tay vào công việc tiếp theo, lần lượt theo thứ tự.

Bước 6: Cuối ngày bạn đánh giá xem mình được mấy điểm về hiệu quả công việc, đồng thời lên danh sách những việc cần làm cho ngày hôm sau.

Cuốn sổ nhỏ và cách Lê Thị Thơm ghi chép theo phương pháp này

Mở rộng: Khi mình làm tốt kế hoạch ngày rồi thì mình sẽ làm tới kế hoạch tuần theo bảng dưới đây. Cũng tương tự, mình ghi ra 5 công việc quan trọng nhất trong tuần, 5 công việc quan trọng nhì và 5 công việc ít quan trọng hơn. Sau đó mình phân bổ ra mỗi ngày trong tuần, ngày nào nên làm việc nào.

Vào cuối tuần, mình ngồi lại và tổng kết tuần vừa rồi. Mình trả lời những câu hỏi sau:

Những công việc nào mà bạn đã hoàn thành?

Những công việc nào bạn chưa hoàn thành?

Bạn đã học được điều gì trong tuần rồi?

Tuần tới bạn sẽ làm những điều gì để đảm bảo mình đạt hiệu quả công việc?

Kế hoạch tuần (Lê Thị Thơm)

3. Vì sao phương pháp này hiệu quả

Mình nhận thấy phương pháp này hiệu quả vì nó luyện cho mình được những điểm sau:

Khả năng tập trung: Vào mỗi thời điểm mình chỉ tập trung làm một việc duy nhất và cố gắng làm cho xong, không hề bị phân tán bởi việc khác hay những thiết bị, con người khác. Thường mình vừa làm vừa nghĩ tới cái này cái kia, rồi thi thoảng lại mở Facebook xem này nọ, thời gian trôi qua nhanh mà mình không biết.

Lên kế hoạch: mỗi ngày mình đều phải viết ra những việc mình cần làm trong ngày. Với những thông tin cụ thể đó, bộ não mình biết được nó cần phải làm gì và phân bổ nguồn lực để thực hiện những công việc này. Nếu mình không viết ra thì cả ngày mình chỉ quay cuồng với những việc không tên, không quan trọng.

Làm việc theo chế độ ưu tiên: Việc quan trọng nhất phải được làm trước, rồi tới việc tiếp theo, không được nhảy lung tung. Đôi khi mình hay bị tính xấu là thấy việc đó quan trọng nhất đó, nhưng mà khó quá, thôi nhảy qua việc dưới dễ hơn. Rồi hết ngày mới thấy việc quan trọng nhất chưa làm được. Sang ngày sau tình trạng cũng y như vậy, mình mắc phải tật trì hoãn. Theo cách này mình Lê Thị Thơm đã loại bỏ được tính xấu đó một cách dễ dàng.

Sau khi áp dụng phương pháp này, mình đã có thời gian để làm những việc khác yêu thích

Chúc bạn quản lý thời gian tốt và thành công nhé! Hẹn gặp lại bạn ở chia sẻ tiếp theo.

--------

[ Liên Kết Với Tác Giả Bài Viết - Cộng Đồng Tác Giả Chuyên Sâu AUTHORITY ]

Tác giả: Le Thom

Mình là Thơm, sinh ra và lớn lên ở Ninh Bình, hiện đang sinh sống tại TP.HCM. Lý do khiến mình lập nên trang LeThiThom.com rất tình cờ. Mình muốn chia sẻ với bạn bè gần xa về cuộc sống của mình, giúp chúng ta gần nhau hơn. Bên cạnh đó, đây là nơi lưu giữ những kỉ niệm của mình nữa. Nó phần nào giống như cuốn nhật ký thu gọn, sau này khi về già mình muốn nó thật dầy, thật đẹp.

Xem thêm nhiều bài viết khác của tác giả tại:  Lê Thị Thơm

Follow Facebook Authority - Cộng Đồng Tác Giả Chuyên Sâu để đọc thêm các bài viết mang tính chất chuyên sâu thuộc nhiều lĩnh vực/ chủ đề khác nhau từ các tác giả là Blogger/ Author đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam.