Một trong những cách tốt nhất để quản lý thời gian hữu ích là học hỏi từ các cuốn sách về quản lý thời gian, song, vấn đề duy nhất ở đây là - trên thị trường có hàng ngàn cuốn sách như thế. 

Chỉ riêng trên trang Amazon, bạn có thể tìm thấy hơn 50.000 cuốn. Bởi bạn không thể đọc hết chúng, đó là lí do tại sao chúng tôi đã chuẩn bị một bài review ngắn gọn về 10 cuốn sách nổi tiếng nhất.

Để không lãng phí thời gian của bạn, chúng tôi đã chỉ ra 7 điểm chính trong mỗi cuốn sách đó, tổng cộng có lên đến 50 lời khuyên hữu ích cho việc quản lý thời gian. 

Thậm chí nếu bạn chỉ đọc 1/10 trong số đó, chắc chắn bạn sẽ trở thành một "ninja quản lý thời gian"!

Tim Ferriss sở hữu một doanh nghiệp, một kênh podcast về phát triển bản thân và cả một trang blog có lượt truy cập cao nhất mọi thời đại. Cuốn sách Tuần Làm Việc 4 Giờ đã giúp anh trở nên nổi tiếng hơn bao giờ hết.

Thông qua cuốn sách, bạn sẽ học được cách thoát khỏi công việc văn phòng, sống ở bất cứ đâu và gia nhập vào thế giới của những người giàu. Như vậy, chúng ta có thể coi nó như một cuốn sách về gia tăng năng suất làm việc và quản lý thời gian. 

Các quan điểm về quản lý thời gian nổi bật:

• Loại bỏ những công việc không cần thiết và tập trung vào 20% công việc mang lại 80% kết quả (theo nguyên tắc Pareto). Đó là lời khuyên cốt lõi của cuốn sách – hãy học cách làm việc hiệu quả, không phải làm tất cả các bước. 

• Học cách giới hạn thời gian làm việc hiệu quả của bạn. Buộc bản thân kết thúc công việc vào thứ Năm. Nếu bạn có ít thời gian làm việc, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

• Tự động hóa công việc của bạn bằng cách thuê một trợ lý ảo qua mạng. Cố gắng làm càng nhiều việc bằng tự động hóa và tự hoàn thành nhiều nhất có thể.  

• Hãy học cách bỏ qua nếu nhiệm vụ hoặc hoạt động nó không giúp bạn tăng năng suất hay nó không phải điều bạn muốn lám (ví dụ, xem một bộ phim nhàm chán).

• Loại bỏ những phiền nhiễu ra khỏi cuộc sống của bạn: học cách nói không và giảm thời gian dành cho mạng xã hội. Quản lý thời gian, sự chú ý và cả vùng đệm tinh thần của bạn. 

• Không đa nhiệm.

• Nghĩ về việc không làm việc trong văn phòng và giải phóng cơ thể và tâm trí của bạn.

• Có mục tiêu rõ ràng trong cuộc sống và xác định một cách toàn diện những gì bạn thực sự muốn. Đặt ra các ưu tiên, hạy tự hỏi bản thân: “Nếu hôm nay tôi chỉ hoàn thành được một việc này, liệu tôi có thỏa mãn với một ngày của mình?” Điều quan trọng nhất trong cuộc sống và cảm thấy hài lòng với bản thân bạn. 

Cuốn sách 7 Thói Quen Của Người Làm Việc Hiệu Quả Cao được xuất bản vào năm 1989 và là một trong những cuốn sách nổi tiếng nhất trong việc quản lý thời gian (với 25 triệu bản in được bán), phổ biến với các concept như tính chủ động, tư duy phong phú, Ma trận Eisehower và nhiều hơn nữa. 

Các quan điểm về quản lý thời gian nổi bật được nêu lên như sau:

• Nhận thức rõ trách nhiệm của mình và chủ động trong công việc thay thì đối phó với nó. 

• Luôn có một mục tiêu rõ ràng trong đầu: “Đừng làm việc quá chăm chỉ và khi ở đỉnh cao, bạn lại đang phát hiện đó không phải điều bạn muốn.”

• Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho công việc của bạn: Tập trung vào những công việc quan trọng có thể lên lịch và lên kế hoạch trước, không phải những việc khẩn cấp và đột xuất. Hãy làm những công việc được ưu tiên trước. 

• Hãy duy trì một quan hệ “đôi bên cùng có lợi” khi gặp phải tình huống căng thẳng.

• Hãy là một người biết lắng nghe và hãy thấu hiểu trước khi muốn người khác hiểu bạn. Lắng nghe và thấu cảm để thực sự hiểu người bạn đang trò chuyện. 

• Cố gắng hiệp lực với những người khác bằng cách hiểu họ và làm việc dựa trên những điểm tương đồng của bạn và họ thay vì mãi tìm sự khác biệt. Kết hợp những điểm mạnh của mọi người thông qua một tinh thần đồng đội tích cực. 

• Lắng nghe bản thân (tâm trí, cơ thể, các mối quan hệ) thường xuyên. Covey gọi khái niệm cải tiến liên tục này là “mài cưa”.

Bên cách sách của Stephen Covey, một trong những tác giả kì cựu và nổi tiếng trong lĩnh vực kinh doanh, phát triển bản thân và quản lý thời gian là Brian Tracy. 

Ông được biết đến với nguyên tắc “eat that frog” (làm công việc khó nhất trước) trong việc quản lý thời gian, theo đó, nguyên tắc này khuyên bạn nên làm những công việc khó nhằn nhất vào buổi sáng, ý tưởng là nếu bạn “eat that frog” vào buổi sáng, sẽ dễ dàng để giải quyết những việc còn lại trong ngày 

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách này là: 

• Có một thứ tự công việc ưu tiên tốt là bước đầu để thành công. Tìm hiểu cách làm và xếp hạng các nhiệm vụ của bạn từ khó nhất đến dễ nhất.

• Luôn lập kế hoạch trước cho công việc của bạn. Lên kế hoạch về địa điểm, nhiệm vụ và thời gian phù hợp để bạn đạt được kết quả tốt nhất. 

• Có kỷ luật khi làm việc; đừng làm việc gì dở dang.

• Luôn viết ra các kế hoạch của bạn trước khi bắt tay vào thực hiện chúng. 

• Và như đã nói trên tiêu đề Eat That Frog, hãy tạo thói quen làm việc khó nhất đầu tiên vào buổi sáng. 

Getting Things Done có lẽ là cuốn sách nổi tiếng nhất trong việc tự tổ chức và quản lý khugn thời gian, đươc hàng triệu người biết đến. Mục đích của cuốn sách là cung cấp một hệ thống quản lý cuộc sống công việc giúp giảm bớt áp lực và nêu cao sự độc lập, rõ ràng và sự tự tin. 

Những điểm chính về quản lý thời gian được nêu trong cuốn sách bao gồm: 

• Bộ não của bạn là để sáng tạo ra các ý tưởng, không phải để lưu giữ - hãy giữ một danh sách chi tiết về các công việc cần làm và ý tưởng bạn có được. Bất cứ khi nào và cho dù chúng có quan trọng hay không, hãy viết chúng ra. 

• Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo các tiêu đề “có thể hiện thực hóa” và “không thể hiện thực hóa”.

• Nếu công việc đó chỉ mất chưa đến 2 phút, hãy hoàn thành nó ngay lặp tức. 

• Nếu mất hơn 2 phút để hoàn thành, hãy lên lịch cho công việc hoặc ủy thác nếu bạn cần. 

• Xem lại danh sách công việc thường xuyên: tốt nhất là nên làm mỗi tuần.  

Mục tiêu của chủ nghĩa hiệu dụng là chỉ tập trung vào những thứ thật sự quan trọng. Cuốn sách Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less không chỉ là một kỹ thuật quản lý thời gian; nó là một hệ thống giúp bạn chỉ hoàn những công việc phù hợp, xác định những gì thật sự cần thiết và loại bỏ các công việc ngoài lề. 

Khía cạnh quan trọng của việc tuân theo chủ nghĩa hiệu dụng là học cách nói không – nói không với chính bản thân và đối với những người khác. 

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Ngừng việc cố gắng nói Có với mọi thứ: hãy tập trung vào những công việc mang lại nhiều kết quả nhất và bạn sẽ làm việc thật sự hiệu quả. 

• Quan điểm của chủ nghĩa hiệu dụng đó là tìm ra những nhiệm vụ quan trọng, loại bỏ nhiệm vụ không thiết yếu và gây mất tập trung. 

• Tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng một cách suôn sẻ. 

• Nếu bạn có quá nhiều lựa chọn, bạn không thể tập trung vào điều quan trọng và bạn sẽ làm việc kém hiệu quả. 

• Nếu bạt không thể sắp xếp được thứ tự ưu tiên cho các công việc, người khác có thể sẽ làm được việc đó cho bạn, nhưng hiệu quả mà công việc đó mang lại không cao. 

Quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc bạn có những thói quen lành mạnh, và cuốn sách bán chạy nhất viết về chủ đề này là cuốn Sức Mạnh Của Thói Quen, viết bởi Charles Duhigg. 

Ý tưởng cốt lõi của cuốn sách là chìa khóa để giúp ta tập thể dục thường xuyên, giảm cân, làm việc năng suất hơn, và đạt được thành công là khi chúng ta hiểu được cách thức hoạt động của các thói quen. Nếu bạn biết cách khai thác thói quen của mình, bạn cũng đang tự động hóa việc quản lý thời gian. 

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Thói quen gồm 3 bước: Cue (kích thích bắt đầu quá trình tự động hóa của não bạn), Routine (quy tình thực tế và là sự phản ứng với Cue) và Reward (khi hoàn thành thói quen, bạn nhận được kết quả tương xứng, từ đó, kích thích trí nhớ của bạn)

• Có thể thay đổi thói quen bằng cách thay đổi Routine của thói quen. Vì vậy, hãy nghĩ về các thói quen của bạn, chúng được kích thích như nào, bạn sẽ nhận được gì khi hoàn thành chúng, và bạn có nên chuyển sang một routine nào khác tốt hơn không. 

• Cần có thời gian để hình thành các thói quen và đòi hỏi một ý chí kiên định để duy trì chúng.

• Chúng ta dựa vào các thói quen để giải tỏa tâm trí, làm việc và sống thoải mái hơn.

Với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là điện thoại, môi trường xung quanh ngày càng ảnh hướng đến sự tập trung của chúng ta. Các thông báo, email, box chat, các ứng dụng cuộc gọi video, cuộc gọi, .v. – có rất nhiều thứ làm ta mất tập trung. 

Vấn đề là khó có thể hoàn thành công việc khi ở trong một môi trường như vậy. “Deep work”, một cuốn sách phổ biển viết bởi Cal Newport, mang đến cho chúng ta cách xây dựng khả năng tập trung mà không bị phân tâm khi đang làm việc đòi hỏi sự nhận thức cao, và đó là một trong những khái niệm quản lý thời gian hiện hành hữu dụng nhất. 

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Nếu bạn muốn hoàn thành một công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp, bạn cần phải tập trung cao độ và không bị phân tâm, hay còn gọi là Deep Work.

• Ngày nay, vì nhịp sống nhanh và các công việc nhẹ nhàng thường được ưa chuộng hơn, hiếm khi chúng ta có thể làm việc deep work. 

• Deep work là một công việc khó, nhưng nếu làm được thì sẽ tạo ra một giá trị cao, cải thiện kĩ năng.

• Sẽ dễ dàng học cách kỹ năng mới khi bạn đang tập trung cao độ

• Nếu bạn làm những công việc dễ dàng trong một khoảng thời gian dài, bạn sẽ bắt đầu mất đi khả năng đối mặt với các công việc nặng. 

• Bạn có thể tìm hiểu thêm lý do tại sao sự phân tâm lại là một vấn đề và những cách tốt nhất để xử lý chúng

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Chọn một nhiệm vụ đặc biệt quan trọn, có ý nghĩa và mang lại niềm vui mọi ngày, và cố gắng hoàn thành nó. Đặt ra một tiêu chí cho mỗi ngày và đảm bảo bạn tuân theo nó.

• Quá nhiều công việc hoặc quá nhiều nội dung giải trí (mạng xã hội, tin tức, games, các ứng dụng,...) cản trở sự tập trung cao độ của bạn. Hãy tạo ra một môi trường yên tĩnh đã làm việc. 

• Giữ bản thân với trạng thái thể chất tốt, hòa nhập với phong cách sống mới. Làm mới bản thân, ăn uống đầy đủ, tập thể dục nhiều hơn – và đừng quên giao lưu.

Cuốn sách 168 Giờ giúp giải quyết các lý do phổ biến mà chúng ta thường nói – “Tôi không có đủ thời gian”. Laura không thích cụm từ này, lập luận trong cuốn sách của cô rằng 168 giờ chúng ta có trong một tuần là thời gian quá đủ để dành cho một sự nghiệp vĩ đại, cuộc sống gia đình, tập thể dục, sở thích, ngủ đủ giấc mỗi đêm.

Tương tự, Brian Tracy có một danh ngôn về quản lý thời gian: “Có thể không có đủ thời gian để làm mọi thứ, nhưng luôn có đủ thời gian dành cho những việc quan trọng nhất”. 

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Bắt đầu theo dõi thời gian của bạn: bạn cần phải biết cách sử dụng thời gian trước khi bạn làm bất cứ diều gì. Bạn có thể sử dụng app như MyHours để làm việc này. Phân tích sẽ chỉ ra bạn đang tốn thời gian vào việc gì và cách để giảm tải chúng. 

• Làm những việc bạn giỏi nhất, và đừng dàn trải kỹ năng của bạn.

• Ngừng làm những công việc không thiết yếu và khiến bạn không thể tập trung vào nhiệm vụ chính của bạn.

• Nếu bạn có thể thuê người làm, hãy làm như vậy.

• Chia sẻ với người người về thứ bạn thực sự muốn đạt được. 

Cuốn sách Checklist Manifeso là bí kíp về các checklist. Cuốn sách khám phá tầm quan trọng cơ bản của checklist trong việc tổ chức và quản lý các quy trình phức tạp trong cuộc sống, bao gồm cả cuộc sống của mỗi cá nhân. Một checklist giúp chúng ta không bỏ sót hoặc quên các nhiệm vụ cần phải thực hiện và để đạt được mục tiêu mong muốn. 

Lý do chúng ta không hoàn thành được hết các nhiệm vụ quan trọng là bởi khối lượng và độ phức tạp của chúng vượt quá khả năng của mỗi cá nhân có thể hiểu được mà không cần sự hỗ trợ của các công cụ, ví dụ như một checklist.

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Bằng cách viết ra những công việc cần phải hoàn thành, chúng ta sẽ bớt phải suy nghĩa và trở nên sáng tạo, tập trung hơn.

• Giao tiếp và làm việc nhóm là điều cần thiết để thành công, nhưng mọi người phải biết mình phải chịu trách nhiệm phần nào. 

• Checklist giúp bạn trong các công việc khó khăn và loại bỏ những sai lầm không đáng mắc phải.

• Không có nhiệm vụ nào phức tạp đến mức không thể lập một checklist cho nó.

• Checklist phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, cần được sửa đổi thường xuyên, và nên được phân chia theo mức độ công việc (khó, quan trọng, dễ, cần thiết,…)

Ý tưởng chính của cuốn sách này là: Nếu bạn có vô hạn thời gian, bạn có thể đạt được mọi điều bạn mơ ước. Thời gian hữu hạn là gánh nặng lớn nhất trong cuộc sống của chúng ta. Vì vậy, quy tắc đầu tiên của thành công là biết quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Tài sản quý giá nhất mà bạn có trong đời đó chính là thời gian.

Những điểm chính về quản lý thời gian trong cuốn sách bao gồm:

• Học cách quản lý 10 điều làm bạn tốn thời gian (nhân tố gây mất tập trung), và khi làm được điều đó, đừng chỉ dựa vào kỉ luật của bản thân mà hãy tự xây dựng một hệ thống tâm lý giúp bạn làm việc trong một môi trường mà bạn không bị phân tâm.

• Hãy tránh cảm giác tiến bộ giả tạo (nghĩa là thực hiện các hoạt động có giá trị gia tăng thấp). Tập trung vào việc sáng tạo và mang lại giá trị dựa trên năng lực của bạn. 

• Trong một thế giới nhiều sự lựa chọn, hãy có một tư duy tối giản. Hãy đơn giản hóa cuộc sống và giảm thiểu số lượng các dự án và việc đưa ra lựa chọn trong ngày

• Biết giới hạn của bản thân, giới hạn công việc để không bị căng thẳng, nghỉ ngơi đầy đủ, và thường xuyên dành thời gian cho bản thân.

----------
Tác giả: Mitja Puppis

Link bài gốc: The best time management books - 10 short summaries

Dịch giả: Hải Anh - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Hải Anh - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.