Đóng góp ý kiến và báo lỗi phiên bản mới tại đây

[ToMo] 10 Sai Lầm Phổ Biến Nhất Trong Quản Lý Thời Gian


Bạn quản lý thời gian của mình tốt đến mức nào? Nếu bạn giống như nhiều người, câu trả lời của bạn có thể không hoàn toàn tích cực! Có lẽ bạn cảm thấy quá tải, và bạn thường phải làm việc muộn để đạt được deadlines của mình. Hoặc có thể những ngày của bạn dường như đi từ cuộc khủng hoảng này sang cuộc khủng hoảng khác, điều này gây căng thẳng và mất tinh thần.

Nhiều người trong chúng ta biết rằng chúng ta có thể quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn; nhưng có thể khó xác định những sai lầm mà mình đang tạo ra, và biết cách để có thể cải thiện. Tuy nhiên, khi chúng ta quản lý tốt thời gian, ta đặc biệt hiệu quả trong công việc và mức độ căng thẳng của chúng ta giảm xuống. Ta có thể dành thời gian cho các dự án thú vị, có phần thưởng cao có thể tạo nên sự khác biệt thực sự cho sự nghiệp. Tóm lại, chúng ta hạnh phúc hơn!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 10 trong số các lỗi quản lý thời gian phổ biến nhất, cũng như xác định các chiến lược và mẹo mà bạn có thể sử dụng để khắc phục chúng.


Sai lầm # 1: Không giữ danh sách việc cần làm


Hand-drawn checklists with different designs Free Vector


Bạn có bao giờ có cảm giác dai dẳng rằng bạn đã quên làm một phần quan trọng của công việc? Nếu có, bạn có thể không sử dụng Danh sách việc cần làm để luôn cập nhật. (Hoặc, nếu bạn làm thế, bạn có thể không sử dụng nó một cách hiệu quả!)

Bí quyết với việc sử dụng Danh sách Việc cần làm có hiệu quả nằm trong việc ưu tiên các nhiệm vụ trong danh sách của bạn. Nhiều người sử dụng hệ thống mã hóa A - F (A cho các mục ưu tiên cao, F cho các ưu tiên rất thấp). Ngoài ra, bạn có thể đơn giản hóa điều này bằng cách sử dụng A đến D hoặc bằng cách sử dụng số.

Nếu bạn có các dự án lớn trong danh sách của mình, thì, trừ khi bạn cẩn thận, các mục nhập cho các dự án này có thể mơ hồ và không hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể đã viết "Bắt đầu đề xuất ngân sách". Nhưng điều này đòi hỏi điều gì? Việc thiếu chi tiết cụ thể ở đây có thể khiến bạn trì hoãn hoặc bỏ lỡ các bước quan trọng. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn phá vỡ các nhiệm vụ hoặc dự án lớn thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được - sau đó bạn sẽ không bỏ qua điều gì đó quan trọng.

Bạn cũng có thể sử dụng các chương trình hành động để quản lý công việc của bạn khi bạn có nhiều dự án lớn xảy ra cùng một lúc. (Chương trình hành động là phiên bản "sức mạnh công nghiệp" của danh sách việc cần làm.)


Sai lầm # 2: Không đặt mục tiêu cá nhân

Bạn có biết bạn muốn ở đâu trong sáu tháng không? Năm tới sẽ thế nào, hoặc thậm chí 10 năm kể từ bây giờ? Nếu không, đó là thời gian để thiết lập một số mục tiêu cá nhân!

Thiết lập mục tiêu cá nhân là điều cần thiết để quản lý thời gian của bạn tốt, bởi vì mục tiêu cung cấp cho bạn một điểm đến và tầm nhìn để làm việc hướng tới. Khi bạn biết nơi bạn muốn đi, bạn có thể quản lý các ưu tiên, thời gian và tài nguyên của bạn để đến đó. Mục tiêu cũng giúp bạn quyết định những gì đáng để dành thời gian của bạn, và những gì chỉ là một sự phân tâm.


Sai lầm # 3: Không có sự ưu tiên


Illustration of reminder note Free Vector


Trợ lý của bạn vừa mới bước vào với một cuộc khủng hoảng mà cô ấy cần bạn giải quyết ngay bây giờ, nhưng bạn đang ở giữa những ý tưởng động não cho một khách hàng mới. Bạn chắc chắn rằng bạn đã gần như kết thúc với một ý tưởng tuyệt vời cho chiến dịch tiếp thị của họ, nhưng bây giờ bạn có nguy cơ mất chủ đề suy nghĩ của bạn vì "khẩn cấp" này.

Đôi khi, thật khó để biết làm thế nào để ưu tiên, đặc biệt là khi bạn đang phải đối mặt với lũ lụt của các nhiệm vụ dường như cấp bách. Tuy nhiên, điều cần thiết là tìm hiểu cách ưu tiên các tác vụ hiệu quả nếu bạn muốn quản lý thời gian của mình tốt hơn.

Một công cụ sẽ giúp bạn ưu tiên hiệu quả là Ma trận ưu tiên hành động, sẽ giúp bạn xác định xem tác vụ có hiệu quả cao và có mức độ ưu tiên cao hoặc giá trị thấp, "điền vào" hoạt động hay không. Bạn sẽ quản lý thời gian của bạn tốt hơn nhiều trong ngày nếu bạn biết sự khác biệt.


Sai lầm # 4: Không quản lý phiền nhiễu

Bạn có biết rằng một số người trong chúng ta có thể mất nhiều nhất hai giờ một ngày vì xao lãng? Hãy suy nghĩ xem bạn có thể làm được bao nhiêu nếu bạn có thời gian đó trở lại!

Cho dù nó đến từ email, cuộc trò chuyện IM, đồng nghiệp trong cuộc khủng hoảng hay gọi điện thoại từ khách hàng, phiền nhiễu khiến chúng ta không đạt được luồng, đó là công việc thỏa mãn và dường như dễ dàng mà chúng ta thực hiện khi chúng ta tham gia 100 phần trăm.

Nếu bạn muốn giành quyền kiểm soát ngày của bạn và làm tốt nhất công việc của bạn, điều quan trọng là phải biết cách giảm thiểu phiền nhiễu và quản lý gián đoạn hiệu quả. Ví dụ: tắt trò chuyện IM của bạn khi bạn cần tập trung và cho mọi người biết liệu họ có đang làm bạn mất tập trung hay không. Bạn cũng nên tìm hiểu làm thế nào để cải thiện sự tập trung của bạn, ngay cả khi bạn đang phải đối mặt với phiền nhiễu.


Sai lầm # 5: Sự chần chừ


A green monster procrastinating beside a signboard Free Vector


Sự trì hoãn xảy ra khi bạn thực hiện các nhiệm vụ mà bạn nên tập trung vào ngay bây giờ. Khi bạn trì hoãn, bạn cảm thấy tội lỗi rằng bạn chưa bắt đầu; bạn trở nên sợ hãi làm nhiệm vụ; và cuối cùng, mọi thứ bắt kịp với bạn khi bạn không hoàn thành công việc đúng giờ.

Ví dụ, một chiến lược hữu ích là nói với bản thân rằng bạn sẽ chỉ bắt đầu một dự án trong mười phút. Thông thường, những người trì hoãn cảm thấy rằng họ phải hoàn thành một nhiệm vụ từ đầu đến cuối, và kỳ vọng cao này làm cho họ cảm thấy choáng ngợp và lo lắng. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc dành một lượng thời gian nhỏ để bắt đầu. Đó là tất cả!

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi sử dụng Kế hoạch hành động. Những công cụ này giúp bạn chia nhỏ các dự án lớn thành các bước có thể quản lý, để dễ dàng xem mọi thứ bạn cần hoàn thành và để bạn có thể hoàn thành các đoạn nhỏ tại một thời điểm. Làm điều này có thể khiến bạn không cảm thấy bị choáng ngợp khi bắt đầu một dự án mới.


Sai lầm # 6: Tiếp nhận quá nhiều

Bạn có phải là người gặp khó khăn khi nói "không" với mọi người không? Nếu có, bạn có thể có quá nhiều dự án và cam kết. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, căng thẳng và tinh thần thấp.

Hoặc, bạn có thể là một nhà quản trị vi mô: ai đó khăng khăng kiểm soát hoặc tự làm tất cả công việc, bởi vì họ không thể tin tưởng bất cứ ai khác làm điều đó một cách chính xác. (Điều này có thể là một vấn đề đối với tất cả mọi người - không chỉ là người quản lý!)

Dù bằng cách nào, tham gia quá nhiều là việc sử dụng thời gian của bạn kém, và nó có thể giúp bạn nổi tiếng về sản xuất công việc gấp rút, cẩu thả.


Sai lầm # 7: Quá mức "Bận"

Một số người vội vã trở nên bận rộn. Thời hạn đáp ứng hẹp, các email vô tận, các đống tệp cần chú ý trên bàn làm việc, cuộc đua điên cuồng đến cuộc họp ... Thật là một tiếng vang với adrenaline!

Vấn đề là "nghiện ngập bận rộn" hiếm khi có nghĩa là bạn có hiệu quả, và nó có thể dẫn đến căng thẳng.

Thay vào đó, hãy cố gắng làm chậm lại và tìm hiểu cách quản lý thời gian của bạn tốt hơn.


Sai lầm # 8: Làm đa nhiệm vụ


Busy man at work design Free Vector


Để đạt được khối lượng công việc cao nhất, Linda thường xuyên viết email trong khi trò chuyện điện thoại với khách hàng của mình. Tuy nhiên, trong khi Linda nghĩ rằng đây là một cách sử dụng thời gian của mình, sự thật là có thể mất thêm 20-40 phần trăm thời gian để hoàn thành một danh sách các công việc khi bạn đa nhiệm, so với việc hoàn thành cùng một danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự. Kết quả là cô ấy làm cả hai nhiệm vụ kém - email của cô ấy đầy lỗi và khách hàng của cô ấy thất vọng vì thiếu tập trung.

Vì vậy, điều tốt nhất là quên đa nhiệm, và thay vào đó, hãy tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ra công việc có chất lượng cao hơn.


Sai lầm # 9: Không nghỉ ngơi

Thật tuyệt khi nghĩ rằng bạn có thể làm việc trong 8-10 giờ liên tục, đặc biệt là khi bạn đang làm việc đến hạn chót. Nhưng không ai có thể tập trung và tạo ra những tác phẩm thực sự có chất lượng cao mà không để não của họ có thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, đừng bỏ qua các sự cố như "lãng phí thời gian". Nó cung cấp thời gian nghỉ có giá trị, cho phép bạn suy nghĩ một cách sáng tạo và hoạt động hiệu quả.

Nếu bạn khó có thể ngừng làm việc, hãy lên lịch nghỉ ngơi cho chính mình hoặc đặt báo thức làm lời nhắc. Đi bộ một cách nhanh chóng, lấy một tách cà phê, hoặc chỉ ngồi và ngồi thiền tại bàn làm việc của bạn. Cố gắng nghỉ ngơi năm phút mỗi một hoặc hai giờ. Và đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho bữa trưa - bạn sẽ không tạo ra công việc chất lượng hàng đầu nếu bạn đang đói!


Sai lầm # 10: Nhiệm vụ lập kế hoạch không hiệu quả


Business background design Free Vector


Bạn là người của buổi sáng? Hay bạn tìm thấy năng lượng của bạn nhặt lên khi mặt trời bắt đầu lặn vào buổi tối? Tất cả chúng ta đều có nhịp điệu khác nhau, đó là, những thời điểm khác nhau trong ngày khi chúng ta cảm thấy năng suất và tràn đầy năng lượng nhất.

Bạn có thể tận dụng thời gian của mình tốt nhất bằng cách lên lịch công việc có giá trị cao trong thời gian cao điểm và công việc ít năng lượng (như trả lại cuộc gọi điện thoại và kiểm tra email) trong thời gian "xuống" của bạn.


Những điểm chính

Một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện năng suất của bạn là nhận biết và khắc phục các lỗi quản lý thời gian.

Khi bạn dành thời gian để vượt qua những sai lầm này, nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn về năng suất của bạn - và bạn cũng sẽ hạnh phúc hơn, và trải nghiệm ít căng thẳng hơn! 

-------------

Tác giả: The Mind Tools Content Team

Link bài gốc: 10 Common Time Management Mistakes

Dịch giả: Nguyễn Huyền Châu - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Huyền Châu - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày!

(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.

----------------------------

Hợp Tác Cùng YBOX.VN Truyền Thông Miễn Phí - Trả Phí Theo Yêu Cầu tại http://bit.ly/YBOX-Partnership

306 lượt xem