Từ "DEADLINE" (ranh giới cuối cùng/ thời hạn chót) bắt nguồn từ cuộc Nội chiến Hoa Kỳ. Nếu bạn là một quân nhân thuộc phe Chính phủ Liên bang miền Bắc và từng bị bắt giam tại nhà tù Andersonville của phe Liên minh miền Nam, chắc bạn biết rằng ở đó có một sợi dây cố định mà nếu bước qua nó bạn sẽ bị bắn chết. Trì hoãn bắt tay vào công việc và trễ deadline đã trở thành một vấn đề tâm lý.

“Trì hoãn deadline” tức là chờ đợi, miễn sao bạn vẫn có thể nộp bài đúng hạn. Trong quá trình trì hoãn, bạn sẽ khất lần khất nữa việc chuẩn bị cho bài kiểm tra hoặc hoàn thành báo cáo, cuối cùng bạn sẽ vội vội vàng vàng làm nó vào 11 giờ đêm hôm trước, kết quả là không hoàn thành đúng hạn hoặc quên mất tiêu luôn. Đôi khi, deadline sẽ được ngầm hiểu giữa mọi người với nhau. Bạn ngừng trả lại một cuộc gọi điện thoại và mất hợp đồng vào tay một đối thủ nhanh nhẹn hơn. Với kiểu deadline như thế, cuộc đua sẽ khắc nghiệt hơn.

Deadline xuất hiện ở mọi nơi. Thời hạn để mua quà sinh nhật. Thời hạn để hoàn thành lịch trình làm việc. Thời hạn để nộp thuế. Hầu hết deadline như trên đều được hoàn thành. Tuy nhiên, một số sẽ bị trì hoãn vì mọi người cảm thấy chúng rất bất tiện, gây khó chịu hoặc nguy hại. Chẳng hạn, bạn sẽ không chịu ôn bài cho đến 11 giờ đêm trước hôm có kiểm tra, cố tình không thay kính chắn gió đã quá thời hạn kiểm tra an toàn, hoặc nhận thông báo của thư viện ở địa phương về việc quá thời hạn mượn sách. Để đáp lại mấy cái deadline ấy, bạn vẫn tiếp tục nhảy điệu nhạc “Do Dự”. Việc thực hiện deadline từng bước một dường như là thứ gì đấy quá áp lực đối với bạn.

Trì hoãn có phổ biến hay không? Khoảng 60% sinh viên đại học được khảo sát cho rằng sự chần chừ là thói quen khó bỏ nhất của họ. Họ cũng nói thêm rằng họ có thể tận dụng sự giúp đỡ từ phía các chuyên gia để thoát khỏi thói quen trì hoãn này. Nhưng liệu điều đó có đồng nghĩa với việc 40% số người còn lại không có thói quen này hay không? Khó khăn đấy!

Trong kinh doanh có xảy ra chuyện trì hoãn không? Một vị Chủ tịch HĐQT đã kể với tôi rằng trong số 30.000 nhân viên của công ty ông không một ai dám trì hoãn. Cấp dưới được ông ủy quyền đã trị tận gốc căn bệnh chần chừ bằng cách thẳng tay đuổi việc các nhân viên có dấu hiệu trì hoãn deadline. Thú thật, tôi phải rất cố gắng để nhịn cười.

Loại bỏ được các chi phí phát sinh gây ra bởi sự trì hoãn mang lại cho các doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh rất lớn. Tuy nhiên, không phải cứ mạnh dạn phát biểu "không có chuyện trì hoãn trong công ty của tôi" là sẽ thực hiện được đâu.

Thật ra, việc bạn trễ deadline vẫn có thể được chấp nhận và được gia hạn thêm nếu bạn đưa ra lý do chính đáng. Vì vậy, bạn cần một lời giải thích hay ho. “Bị con chó nhai mất vở bài tập” là một lý do kinh điển nhưng lại hơi phi thực tế. Lý do đại loại kiểu ổ cứng máy tính bị hỏng hoặc gia đình đang trong lúc tang gia bối rối cũng hay được bịa ra để bào chữa cho cái sự trễ hạn.

Nếu bạn không muốn gặp rắc rối vì lỡ để trễ hạn chót và muốn làm việc thật năng suất hết mức có thể, hãy thẳng thắn nhìn vào các nguyên nhân gây ra sự trì hoãn. Sau đó, tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số mẹo nhỏ giúp bạn thay đổi về cả nhận thức, cảm xúc lẫn hành vi và có được động lực hoàn thành công việc đúng hạn.

Nguyên nhân nào dẫn đến trì hoãn?

Những gì bạn làm để vượt qua sự trì hoãn phụ thuộc phần nào vào tình huống cụ thể và nhận thức của bạn về nó. Ban đầu, sự chần chừ được kích hoạt bởi các cơ chế nằm ngoài nhận thức chủ đích của bạn. Ví dụ, tham vọng đạt được thành quả nhanh chóng là một bản năng của con người. Xu hướng đó giải thích một phần lý do tại sao ta hay trễ nải những công việc khó đạt được kết quả ngay lập tức. Vì trong tiềm thức chúng ta luôn có xu hướng chọn một con đường dễ đi hơn cả, ta sẽ cố vạch ra một kế hoạch khác.

Khi bộ não có nguồn gốc từ lớp động vật có vú và các cơ chế thần kinh cấp cao hơn “giằng co” lẫn nhau, trong đầu phải sẽ xuất hiện hai lựa chọn: Tiến lên hay rút lui? Nói một cách khác đó là xung đột xảy ra giữa bản năng và lý trí của mỗi con người. Bản năng của ta nói rằng hãy chọn con đường ít nguy hiểm nhất. Lý trí lại nói rằng cần bắt tay làm ngay và luôn, bởi nó hiểu giá trị của việc hành động kịp thời và hậu quả của sự chậm trễ. Có một và chỉ một trong hai “phe” trên giành được chiến thắng mà thôi.

Trừ khi bạn nhận thức rõ được cuộc xung đột xảy ra trong đầu bạn, nếu không, deadline sẽ trôi qua cái vèo. Phải thật nỗ lực để nhận ra cuộc xung đột này. Sau đó, bắt bản thân phải gạt bỏ được những suy nghĩ chần chừ, cho dù có muốn hay không. Xuất phát bằng những bước đi nhỏ sẽ tốt hơn “nước đến chân mới nhảy”.

Làm sao để thay đổi?

Để công việc trễ hạn có nghĩa là bạn cần phải làm việc có kỷ luật hơn ư? Chưa đủ đâu. Việc tuyên bố "Tôi sẽ hành động một cách có kỷ luật hơn" cũng na ná như sử dụng khẩu hiệu "Chỉ cần nói không với ma túy " ấy, tức là, nói miệng thôi thì không thay đổi được gì cả (hiếm lắm). Tính tự giác được hình thành từ phong cách làm việc hiệu quả. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu 3 phương pháp về mặt nhận thức, cảm xúc và hành vi sau đây để học cách bắt tay ngay vào công việc và không bao giờ để trễ deadline.

Đầu tiên, ta sẽ phân tích nhận thức trước. Bạn đã tự nói gì với bản thân khi bạn trì hoãn một deadline nào đấy? Bạn có tin rằng mấy cái deadline quái quỷ ấy đã làm phiền bạn? Bạn có cảm thấy bực bội với bất kể điều gì có liên quan tới chiếc deadline ấy không? Bạn đã từng nghĩ rằng, một là làm thật hoàn hảo, hai là khỏi làm cho đỡ mất công? Kiểu trì hoãn thế này có vẻ hay ho và hấp dẫn. Nhưng khi bạn xem xét kỹ, chúng cũng không hấp dẫn cho lắm.

Hãy tự đặt câu hỏi có thể định hình lại quan điểm. Có luật nào quy định bạn không đáng phải chịu đựng “sự bất tiện” hay không? Nếu bạn cáu gắt với người đặt ra deadline cho bạn, nó sẽ khiến bạn gặp rắc rối gấp đôi: sự phẫn nộ cộng với một hình phạt là điều có thể xảy ra. Bằng cách thực hiện bước đệm này, bạn sẽ thấy thoải mái hơn khi đang cố gắng chạy deadline.

Thứ hai, ta hãy cùng phân tích cảm xúc. Cảm xúc là tấm gương phản chiếu nhận thức của bạn về một deadline trong công việc. Khi bạn nghĩ rằng nhiệm vụ này khó nuốt, bạn sẽ cảm thấy thật khó chịu. Nếu bạn sợ và trốn tránh những thứ dễ khiến bạn thất vọng, bạn sẽ luôn có suy nghĩ sợ sệt và né tránh công việc. Nếu cứ chờ khi có cảm hứng mới làm việc, bạn sẽ hành động theo kiểu “Tôi không có lựa chọn nào khác”.

Vậy phải làm gì đây khi những suy nghĩ, cảm xúc tiêu cực này đang lấn át lý trí? Hãy để nhìn xa hơn những rắc rối và bất tiện mà deadline mang lại. Bước đi nào bạn có thể thực hiện bây giờ? Hãy thực hiện từ bước đầu tiên. Khi bắt đầu thay đổi nhận thức theo hướng tích cực hơn, hãy xem liệu cảm xúc của bạn có thay đổi gì không. (Phát triển khả năng tự điều chỉnh cảm xúc là một giai đoạn quan trọng trong việc xóa bỏ hành vi trì hoãn deadline)

Thứ ba là phân tích hành vi. Điều gì thôi thúc bạn trì hoãn công việc (chơi game trên máy tính, tâm sự chuyện trên trời dưới bể với đám bạn…)? Khi bạn gạt bỏ được những hoạt động gây nhiễu sóng sang một bên, bạn đã thực hiện một sự thay đổi căn bản và bước đầu làm việc hiệu quả hơn.

Bằng cách tự giúp đỡ bản thân thông qua các phương pháp phân tích nhận thức, cảm xúc và hành vi nói trên, đồng thời vạch ra kế hoạch hành động hiệu quả và tuân theo một cách chặt chẽ, bạn sẽ sớm chế ngự được sự trì hoãn và chần chừ trong cuộc sống cũng như công việc.

-------------

Tác giả: Bill Knaus, Ed.D

Link bài gốc: Stop Procrastinating and Beat That Deadline Now

Dịch giả: Nguyễn Thị Phương Uyên - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Thị Phương Uyên  - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày!

(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại:  https://bit.ly/ToMo-hiring.