Thời gian chính là thứ quý giá duy nhất mà mỗi người đều có. Tuy nhiên, phần lớn mọi người luôn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm trong khi quỹ thời gian thì hạn hẹp.

Dù bạn là một doanh nhân thành đạt bận rộn với công việc kinh doanh, một lập trình viên làm việc từ  9h sáng đến 5 giờ chiều (9-to-5) và luôn cố gắng tận dụng tối đa quỹ thời gian sau giờ làm, hay một sinh viên phải vật lộn với thời gian biểu của chính mình nhưng luôn trong tình trạng thiếu thời gian.

Điều chúng ta cần làm là kiểm soát thời gian thay vì để nó kiểm soát bản thân. Hãy lên kế hoạch để sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lý. Không có kế hoạch, chúng ta dễ bị mất phương hướng và bất lực trước những nỗi sợ hãi.

Dưới đây là các bước sẽ giúp bạn quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả:

Viết ra mọi thứ

Trước tiên, bạn cần viết ra danh sách những việc cần làm (to-do-list) để loại bỏ thời gian cho việc suy nghĩ. Cũng theo nghiên cứu thì mọi người thường có xu hướng hoàn thành công việc tốt hơn khi liệt kê chúng ra.

Hãy bắt đầu với bất cứ điều gì xuất hiện trong đầu bạn: giặt ủi, mua sắm, tham gia lớp lập trình hoặc đọc một cuốn sách mới. Sau đó phân loại chúng theo những nhóm thích hợp. Tôi khuyên bạn nên sử dụng nguyên tắc: 3 giai-đoạn-thời-gian và 5-nhóm-nhiệm-vụ-thứ-cấp.

Tức là, bạn sẽ chia một ngày của mình thành 3 giai đoạn: trước-trong-sau giờ làm việc, trong mỗi giai đoạn bạn sẽ thực hiện các hoạt động được chia thành 5 nhóm.

Tất nhiên, phương pháp này giả định rằng bạn làm việc toàn thời gian cố định (9-to-5). Nhưng bạn phải đồng ý với tôi rằng hầu hết những người gặp khó khăn với quỹ thời gian của mình đều làm việc theo tiêu chuẩn 8 tiếng/ ngày.

Sau đây, hãy tìm hiểu 5-nhóm-nhiệm-vụ-thứ-cấp:

Thường nhật: Các hoạt động hằng ngày như di chuyển, mua sắm, dọn dẹp. Cố gắng hạn chế thời gian cho các nhiệm vụ này.

Quản trị: Mọi hoạt động liên quan đến hoạch định, tổ chức, tương tác với con người: tham dự cuộc họp, kiểm tra và trả lời email.

Học tập, sáng tạo: Viết một bài báo, lập trình. Hoặc học một ngôn ngữ mới, tham gia các khóa học, hội thảo trực tuyến, đọc những cuốn sách yêu thích.

Giải trí: Hay còn gọi là hoạt động xã hội, có thể là gặp gỡ bạn bè, đi xem phim. Hãy coi đây là khoảng thời gian để thư giãn và tận hưởng niềm vui.

Rèn luyện: Những hoạt động  giúp bạn có một cơ thể khoẻ mạnh như chạy bộ, gym, dinh dưỡng.

Bạn hãy tự hỏi bản thân liệu có cần thiết hoàn thành tất cả các danh sách trên không? Hay bạn có đang làm điều vô ích? Tin tôi đi, lập kế hoạch sẽ khiến bạn thành công trừ khi bạn có kế hoạch để thất bại.

“Hãy tận dụng thời gian đừng để phút giây nào trôi qua lãng phí”,
William Shakespeare

Cụ thể hóa và phân nhóm các công việc cần làm là bước đầu tiên để bạn kiểm soát thời gian hiệu quả. Hãy đến bước tiếp theo nhé!

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và lên lịch trình

Sau khi đã viết và phân loại nhiệm vụ theo quy tắc 3 khoảng-thời-gian, đến lúc chúng ta nên tận dụng công cụ hỗ trợ như Lịch Google để sắp xếp các hoạt động một cách khoa học và hợp lý.