Thú thật thì tôi chưa bao giờ thật sự tin vào những mẹo và mánh tăng hiệu suất làm việc. Thay vào đó, tôi giữ mọi thứ khá là đơn giản. Tôi nhìn vào bảng kế hoạch của mình (một bản kế hoạch trên giấy thật sự - không phải trên điện thoại), ghi lại một danh sách những việc mà tôi muốn hoàn thành trong ngày, và bắt tay vào làm.

Tuy nhiên, sau khi nghe rất nhiều về phương pháp Poromodo, tôi đã nghĩ rằng ít nhất tôi cũng nên tìm hiểu và thử thực hiện nó.  Tôi đã nghe quá nhiều người ba hoa về việc phương pháp này đã giúp họ nhiều như thế nào trong việc cải thiện sức tập trung và tăng hiệu suất làm việc. Vậy nên, tôi nghĩ việc thử kiểm tra nó cũng không mất gì – và, nếu mọi việc suôn sẻ, thậm chí tôi sẽ tìm ra được một chiến thuật mới để xử lý cái danh sách việc cần làm vô tận của mình.

Khỏi phải nói, tôi đã thử nó, và thực tế thì tôi đã áp dụng phương pháp quản lý thời gian này suốt một tuần để có thể chia sẻ những nhận định của mình. Và, như bất cứ nhà báo giỏi nào, tôi sử dụng những phương pháp truyền thống và khoa học để chia sẻ kết quả của mình. Giá mà cô giáo khoa học hồi lớp 6 của tôi có thể nhìn thấy tôi lúc này nhỉ.

Phương Pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro là một hệ thống quản lý thời gian, nó khuyến khích người dùng làm việc cùng với thời gian mà họ có – thay vì chạy đua với thời gian. Khi sử dụng phương pháp này, bạn chia ngày làm việc của mình ra thành các khoảng 25 phút một, xen giữa là giờ nghỉ giải lao 5 phút. Những quãng nghỉ này được gọi là pomodoro. Sau khoảng bốn pomodoro, bạn nghỉ một quãng lâu hơn với thời gian khoảng từ 15 đến 20 phút.

Ý tưởng đằng sau phương pháp này nằm chính ở việc bấm giờ sẽ tạo một cảm giác gấp rút. Thay vì cảm thấy như bạn có khoảng thời gian vô hạn trong ngày để có thể hoàn thành công việc và cuối cùng lại lãng phí chúng vào những việc gây sao nhãng khác, giờ đây bạn biết rằng bạn chỉ có 25 phút để hoàn thành được nhiều tiến độ nhất có thể.

Ngoài ra, các quãng nghỉ bắt buộc này giúp bạn loại bỏ được cái cảm giác mệt mỏi, kiệt sức mà chúng ta thường cảm thấy vào cuối ngày. Việc dành hàng tiếng đồng hồ trước màn hính máy tính mà không hề nhận ra là hoàn toàn có thể, với cái đồng hồ bấm giờ bên cạnh nhắc nhở bạn đứng dậy và hít thở đôi chút.

Việc theo dõi một cách chi tiết đến như vậy ngày làm việc của mình có vẻ là khá khó khăn đối với tôi. Vậy nên tôi đã tải app Pomodoro Timer trên điện thoại. Nó giúp thực hiện phương pháp này dễ dàng hơn, và tôi rất đề cao ứng dụng này nếu bạn cũng có ý định thử. Nó rất sức đáng với số tiền $1.99. (Hoặc nếu bạn có điện thoại chạy Android, hãy thử dùng ClearFocus.)

Suy Đoán Ban Đầu

Hoàn toàn trung thực mà nói, thì ban đầu tôi đã nghĩ rằng mình sẽ không hề thích phương pháp này. Tôi thuộc kiểu người mà sẽ ngồi trước màn hình máy tính và làm việc liên tục bốn giờ đồng hồ mà không cần nghỉ để đi vệ sinh.

Vì tôi đã quá quen thuộc với việc làm việc trong một quãng thời gian dài (mà tôi đã nghĩ rằng sẽ có hiệu suất làm việc cao), ý tưởng về việc chia nhỏ ngày làm việc và lãng phí thời gian vào việc nghỉ ngơi có vẻ hoàn toàn đi ngược lại với trực giác của tôi. Làm sao mà làm việc ít hơn lại giúp hơn đạt được nhiều hơn được chứ?

Và Kết Quả

Hãy nói thẳng vào trung tâm vấn đề nhé: suy đoán của tôi đã sai. Hóa ra cuối cùng tôi lại rất thích phương pháp này –và có lẽ tôi sẽ tiếp tục áp dụng nó khi mà tôi muốn tăng cường hiệu suất làm việc của mình.

Thoạt đầu, làm việc trong những quãng thời gian ngắn như vậy khiến tôi cảm thấy rất không tự nhiên. Đã có một vài lần – nhất là vào lúc đầu – khi tôi bị cuốn đi và bỏ lơ bộ đếm giờ, tiếp tục làm việc. Nhưng tôi đã ép bản thân mình phải theo lịch trình.

Sau một khoảng thời gian, phương pháp này đã bắt đầu liên kết với tôi. Tôi đã vô cùng tập trung và năng suất một cách điên rồ trong thời gian làm việc, khi mà tôi nóng lòng muốn hoàn thành nhiều công việc nhất có thể trong khoảng thời gian 25 phút. Tôi không còn thấy bản thân mình lướt Facebook hay bị thu hút bởi những dòng tít mời chào phiền phức nữa. Và, với việc là một người thường xuyên multi-task, tôi nhận ra rằng tôi đã hoàn toàn bị thu vào một dự án duy nhất trên tay mình.

Với việc tôi bắt buộc phải đứng dậy và cho bản thân nghỉ ngơi không nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính, tôi nhận ra rằng tôi thật sự cảm thấy tốt hơn vào cuối ngày. Tôi không chỉ nhận thấy tôi đã có một ngày làm việc trung thực và hiệu quả, mà tôi còn cảm thấy ít stress hơn, không còn mờ mắt và gò bó nữa.

Hãy tưởng tượng xem – chỉ đứng lên vài lần trong ngày lại thực sự giúp ích cho bạn.

Tuy nhiên, tôi sẽ không còn là một nhà báo trung thực nữa nếu tôi không liệt kê ra ít nhất là một khuyết điểm. Trong khi nó có tác dụng vô cùng tuyệt vời vào những ngày mà tất cả thời gian chỉ là của mình tôi, phương pháp này lại trở nên khá là phức tạp khi tôi có các cuộc gọi hẹn và họp hành. Tôi không nghĩ là khách hàng và đồng nghiệp của tôi sẽ phản ứng một cách thân thiện khi mà tôi hét lên rằng “Năm phút nữa nhé! Đồng hồ của tôi kêu rồi!” giữa cuộc nói chuyện.

Vậy nên, cuối cùng tôi lại phải tắt đồng hồ đếm giờ của mình trong các cuộc họp này – cho dù nó kéo dài 15 phút hay một tiếng – và tiếp tục áp dụng phương pháp này khi các cuộc hẹn đã kết thúc. Có lẽ như vậy là tôi đã lách luật một chút, nhưng thật sự tôi không nghĩ ra được cách giải quyết nào hay hơn cho tính huống đó.

Nói chung, bản thân tôi cũng rất ngạc nhiên khi nhận ra rằng mình thực sự thích phương pháp Pomodoro, và tôi nghĩ nó đã đạt được kì vọng của tôi trong việc giúp tôi tăng cường sự tập trung và hiệu suất công việc. Tôi định sẽ dùng nó vào những ngày mà lịch của tôi trống không với các cuộc hẹn. Tuy vậy tôi cũng rất tò mò không biết nó sẽ có tác dụng như thế nào với những có các cuộc họp, gặp mặt hay gọi điện người xuyên.

 ----------

Tác giả: themuse

Link bài gốc: Take it From Someone Who Hates Productivity Hacks—the Pomodoro Technique Actually Works

Dịch giả: Vũ Minh Đức - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Vũ Minh Đức - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày!

(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.